Aku lakukan untuk YPSJ, Bekerja di dunia pendidikan itu sangatlah luas, beraneka macam profesi yang akan dipilih ketika seseorang akan menentukan karirnya. Dalam dunia pendidikan sendiri terbagi menjadi 2 yaitu sekolah/kampus formal dan non formal. Contohnya dalam sekolah/kampus formal banyak profesi yang akan dipilih misalnya profesi Guru tetap, Guru Honorer, Tata Usaha, Bagian Keuangan, HRD, dan lain-lain.
Yayasan Pendidikan Silaturahim Jatikarya (YPSJ) berdiri sejak bulan November tahun 2012 di Kota Bekasi Jawa Barat tepatnya di Jl.Masjid Silaturahim Kalimanggis Cibubur-Bekasi. Yayasan ini memulai aktivitas pendidikannya sangat unik karena pendiriiannya dimulai dari Unit SMAIT Insan Mandiri Cibubur (2012), SMPIT IMC (2013) dan yang terakhir adalah SD Silaturahim Islamic School (2014). Ke-3 sekolah tersebut sudah mendapat sertifikat terakreditasi A semua. Untuk unit SMPIT dan SMAIT hanya untuk siswa putra dan boarding school. Sedangkan unit SD Silaturahim sekolah full day yang menerima siswa putra maupun putri.
Sejak bergabung di YPSJ tahun 2013 ada beberapa hal yang saya bantu merapihkan sIstem manajemen sekolah sebagai berikut :
1. Sistem Birokrasi sekolah
Dalam hal ini Yayasan sangat berperan penting dalam berdirinya sebuah sekolah swasta. Dengan sistem birokrasi yang jelas akan mempermudah pimpinan Unit,para guru/pegawai dalam berkoordinasi. Akhir tahun 2013 bersama Drs.Cecep Kurnia Sogoz (Ayah Cecep) saat beliau menjabat Ketua Majelis Pendidikan YPSJ, kami belajar membangun dan merapihkan system Manajemen sekolah di YPSJ yang sebelumnya dipimpin oleh Ust,Karim Santoso.
Seiring berjalannya waktu dengan kesibukan Ayah Cecep yang juga masih aktif di Al-Azhar Summarecon Bekasi, pada tahun 2015 dipilih Direktur Pendidikan yaitu Bapak Ir.Faried Thalib yang juga menjabat sebagai Pembina YPSJ. Pada tahun 2015 Ust.Salman Al-Farisi membantu YPSJ dengan menjabat Wakil Direktur Pendidikan YPSJ. Dan pada tahun 2016 sampai sekarang YPSJ memiliki Direktur Pendidikan yang juga menjadi Tokoh Pendidikan Nasional yaitu Bapak Munif Chatib yang dibantu oleh Ibu Ayu Agus Rianti pada tahun 2018 sebagai Wakil Direktur YPSJ hingga saat ini.
Terbentuknya Pengurus Yayasan, Direktur pendidikan, Tim Manajemen Sekolah diharapkan YPSJ lebih maju dalam mengembangkan sekolah, boarding school dan unit-unit usaha lainnya. Sampai saat ini dari awal berdiri Yayasan ini dipimpin oleh tokoh yang sangat luar biasa keikhlasanya yati Bapak Drs.Ichsan Thalib. Yayasan ini juga memiliki Pembina Yayasan yang juga merupakan Guru kami yakni Ust. Husein Alattas.
2. Legalitas Sekolah
Tahapan sekolah dalam mencapai akreditasi sekolah sangatlah panjang, bermula harus memiliki gedung mandiri, memiliki ijin operasional sekolah dan biasanya minimal sudah meluluskan 1 angkatan. Alhamdulillah sejak tahun 2015 proses akreditasi SMAIT IMC yang mendapatkan nilai A, tahun 2016 SMPIT mendapatkan nilai akreditasi A dan yang terakhir adalah SD Silaturahim pada tahun 2019 yang juga meraih nilai A, kami bagian Keuangan YPSJ dilibatkan dalam kepanitiaan akreditasi dalam penyusunan standar pembiayaan.
Legalitas sebuah sekolah sangatlah penting dalam hal kepercyaan orang tua menyekolahkan putra/putrinya di sekolah ini. Dengan nilai A pelayanan mutu sekolah diharapkan unggul sesuai penilaian yang telah diberikan oleh pihak Badan Akreditasi Nasional. Nilai akreditasi sekolah juga menguntungkan pihak siswa/siswi yang akan melanjutkan ke jenjang selanjutnya terutama ke jalur Perguruan Tinggi, SMA Negeri, SMP Negeri maupun sekolah / kampus yang unggul lainnya.
Bagi Yayasan juga sangat meguntungkan jika sekolah-sekolah yang dikelolanya sudah mendapat Akreditasi, dalam hal ini sekolah akan mudah mendapat bantuan dari pemerintah berupa Dana BOS, Dana Hibah maupun dana-dana lainnya. Sehingga dalam keuangan Yayasan pendapatan utamanya tidak hanya Uang sekolah, melainkan juga ada pendapatan tambahan yang berasal dari pemerintah.
3. Sistem Administrasi sekolah
Administrasi sekolah sangat penting dalam sekolah formal maupun non formal karena dari data adminitrasi sekolah inilah yang akan menjadi data sumber informasi. Data adminitrasi yang akan dikelola adalah data siswa, data orang tua murid, data guru/pegawai, surat menyurat dan administrasi lainnya. Dengan merapihkan data adminitasi sekolah akan mempermudah guru, TU dan sekolah dalam mempersiapkan ijin operasional, akreditasi sekolah dan DAPODIK.
4. Aku lukan untuk YPSJ memperbaiki sistem keuangan sekolah
Kunci pertama perapihan keuangan sekolah adalah pembayaran biaya administrasi sekolah melalui online menggunakan rekening terpusat yaitu rekening sekolah atas nama YPSJ. Dengan pembayaran secara online (virtual account) akan mempermudah semua pihak yaitu stakeholder sekolah (orang tua murid dan Yayasan) bahkan juga mempermudah bagian administrasi keuangan dalam hal penagihan uang sekolah. Bagi orang tua pembayaran secara virtual account sangatlah membantu dan mempermudah orang tua dalam pembayaran uang sekolah putra/putrinya.
Karena orang tua dapat membayar kapanpun dan dimanapun baik melalui Net Banking, Mobil Banking, ATM ataupu pembayaran virtual lainnya. Sedangkan bagi Yayasan akan mempermudah auditing pendapatan uang sekolah yang masuk dalam rekening Yayasan, sehingga transparansi dalam membuat laporan keuangan akan balance baik itu Laporan Neraca, Arus Kas maupun Laporan Laba/Rugi. Sejak awal tahun 2014 YPSJ bekerja sama dengan BSM (Bank Syariah Mandiri) Cab. Cibubur dengan system pembayaran uang sekolah menggunakan virtual account dan edupay.
Seiringnya waktu, tahun 2019 YPSJ juga bekerja sama dengan Bank DKI Syariah dalam hal pembayaran uang sekolah. Orang tua diberi kebebasan untuk memilih diantara ke-2 Bank tersebut mana yang lebig mudah bagi orang tua dalam hal transfer pembayaran uang sekolah.
5. Peraturan Kepegawaian
Sejak tahun 2016 dilibatkan menyusun draft peraturan kepegawaian YPSJ yang disyahkan pada tahun 2017, tujuan dari Peraturan Kepegawaian tersebut adalah menjadi rambu-rambu peraturan bagi pegawai/guru serta menjelaskan hal-hal yang menjadi hak maupun kewajiban dari pegawai/guru maupun Yayasan. Awal tahun 2020 peraturan kepagawaian YPSJ mengalami revisi yang perdana yaitu sekitar pada bulan Februari 2020. Dalam peraturan kepegawaian juga menjelaskan tentang syarat-syarat atau kriteria menjadi pegawai YPSJ salah satunya adalah Muslim. Karena 3 Unit sekolah ini dibawah Yayasan Islam maka seluruh pegawainya wajib beragama Islam.
Selain 5 sistem yang perlu dirapihkan di atas, Synergysitas, Solidaritas dan Silaturahim (S3) ini yang perlu dibangun sejak dini bagi seluruh pegawai/guru YPSJ. Dengan memupuk synergisitas akan menumbuhkan kekuatan tim yang hebat dalam bekerja. Selain itu juga dengan Solidaritas (kepedulian) yang antar tim akan menumbuhkan rasa empati dan rasa memiliki terhadap sekolah maupun Yayasan. Yang terakhir adalah menjaga silaturahim sesuai dengan nama Yayasan ini, dengan saling menjaga silaturahim, insyaAllah akan memberikan keberkahan terhadap yayasan.
Yayasan ini sesuai dengan Visi YPSJ “ sekolah yang menghargai setiap potensi manusia sebagai ciptaan Allah SWT yang terbaik dengan membantu memantik fitrah keimanan, fitrah bakat, fitrah belajar dan fitrah perkembangan sehingga melahirkan remaja yang kreatif, inovatif, produktif dan berakhlak mulia dengan pedoman Al-Qur’anul Karim”
6. Penerimaan Siswa Baru
Sebuah sekolah tiada artinya jika tidak ada siswa, karena tujuan dari pendidikan adalah mencerdaskan anak bangsa yang mana dalam hal ini siswa menjadi target utama yang harus dimiliki oleh sebuah sekolah. Dengan konsep sekolahnya Manusia, YPSJ menerima siswa di Unit SD,SMP,SMA tanpa tes akademik sebagai the best inbut. Namun di YPSJ ini justru mengutamakan dan menerapkan the best process yang merupakan salah satu ciri khas sekolahnya manusia. Pada proses penerimaan siswa baru ini saya mengusulkan system “One day one service” dalam menerima siswa baru. Salah satu caranya adalah mempercepat proses penerimaan siswa baru, mengklasifikasi calon siswa berdasarkan tajwid cara membaca Al-Quran dan gaya belajar siswa melalui MIR (Multiple Intelegence Research). Selain mengusulkan “One Day One Servisce” terkadang juga dilibatkan dalam proses wawancara calon ortu murid dalam hal komitmen keuangan.
7 Pengembangan Unit Usaha
Selain merapihkan system keuangan sekolah, juga membantu mengembangkan unit usaha sekolah. Antara lain : peresmian kantin sehat IMC. Sebelum terjadi pandemic covid-19 Kantin sehat IMC bekerjasama dengan Bank DKI Syariah merencanakan pembelanjaan/ jajan melalui “Monas Pelajar”. Sehingga mengurangi kegiatan-kegiatan transaksi secara tunai,selain itu juga orang tua dapat mengontrol serta mengendalikan uang jajan anaknya melalui “Monas Pelajar”. begitilah salah satu hal yang dapat kami berikan untuk YPSJ
8 Hubungan Masyarakat
Sejak awal bergabung di YPSJ tahun 2013, selain di YPSJ juga ditugaskan di RASIL (Radio Silaturahim). Melalui Rasil, banyak hal yang diperoleh terutama dalam hubungan masyarakat, hubungan dengan Tokoh-Tokoh Muslim Nasioanal juga sangatlah mudah dan dekat. Sebuah sekolah memang harus menjalin hubungan masayarakat sekitar dan umum secara baik. Adapun yang harus dilakukan oleh Humas di YPSJ adalah sebagai berikut :
Hubungan Kedinasan (Dinas Pendidikan, Kemdibud dan sejenisnya)
Tahun 2017/2018, saya pernah dilibatkan pengajuan dana hibah Sarpra Kemdikbud, alhamdulillah saat itu lolos 3 Unit (SD, SMP, SMA). aku lakukan untuk ypsj.
Hubungan Masayrakat sekitar
Dalam rangka milad YPSJ ini saya mengusulkan kegiatan Bakti Masyarakat dengan memberi nasi kotak kepada warga sekitar IMC dan SD Silaturahim. Mungkin kedepannya aka nada kegiatan rutin seperti ini yang bisa dilakukan oleh siswa, guru dan pegawai lainnya.
Hubungan Industrial atau Pihak ke-3 Aku lakukan untuk YPSJ
Pada tahun 2015 saat membantu proses pendaftaran YPSJ dan RASIL mengikuti program pemerintah yaitu pendaftaran BPJS Kesehatan, di sanalah saya mengenal ASOSIASI HRD Se-Kota Bekasi. Ada dampak positifnya yaitu pernah lolos mendapat sponsorship dari Sosro, Sashee, dll. Bahkan saat itu Sosro mempermudah kunjungan /visitasi kepada murid SMPIT IMC ke pabriknya di daerah Cakung. Beberapa Rumah Sakit Swasta juga menawarkan kepada murid SIS / IMC untuk kunjungan rumah sakit dalam program “dokter cilik”.
Hubungan dengan tokoh-tokoh agama dan Nasional
Pada acara peresmian gedung IMC, SIS dan gedung Asrama, tahun 2015 YPSJ mengundang Bapak Anies Baswedan saat itu menjabat sebagai Mendikbud dan juga Bapak Achmad Syaiku (Wakil Wali Kota Bekasi). Dengan mendatangkan beberapa tokoh nasional, YPSJ diharapkan semakin dikenal di Indonesia terutama sekolah IMC dan SD SIS.
Hubungan dengan Media
Selain Rasil, acara-acara sekolah di YPSJ biasanya juga dupublih di MINA (Mi’raj News Agency) dan juga Republika. Ke depannya semoga setiap event-event besar YPSJ, Media Nasional secara langsung bisa meliput acara yang kami selenggarakan.
Penulis Artikel : Tri Wahyuni,SE (Kepala Bagian Keuangan YPSJ)
